Przechowujesz akta pracownicze? Mierz jaka jest wilgotność i temperatura.

Zmieniły się przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Do wszystkich, nawet najmniejszych przedsiębiorców, odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów.
Od 1 stycznia 2019 r przedsiębiorcy musza wiedzieć, w jakiej temperaturze u nich znajdują się akta pracownicze, oraz jaka jest wilgotność otaczającego je powietrza.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), które weszło w życie 1 stycznia 2019 r. w par. 8 stanowi, że „pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą (akta pracownice) prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”. 

W poprzednio obowiązujących przepisach wymogi przechowywania dokumentacji pracowniczej sprowadzały się praktycznie do tego, aby akta były zabezpieczone w zamykanej na klucz szafie. W świetle przepisów obowiązujących, trzeba im jeszcze zapewnić odpowiednią temperaturę i wilgotność.

Jakie parametry powietrza są odpowiednie dla akt pracowniczych?

Istnieją interpretacje Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Głównego Inspektoratu Pracy, z których wynika, że pracodawca – nawet ten najmniejszy – musi stosować reguły przyjęte dla profesjonalnych archiwów. Wartości są następujące: dla wilgotności powietrza od 45 do 60 proc. przy wahaniu dobowym rzędu 5 proc., a dla temperatury – od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu dwóch stopni.

Jak to mierzyć?

Według wspomnianych wyżej przepisów i ich interpretacji, pracodawca powinien więc nie tylko osiągnąć wymagane wartości powietrza w pomieszczeniach (szafach), w których przechowuje dokumentację pracowniczą (akta pracownicze), lecz także stale weryfikować temperaturę i wilgotność. Wszystko po to, by je utrzymywać na odpowiednim poziomie. Jak i czym to mierzyć? Do pomiaru temperatury służą jak wiadomo termometry, do pomiaru zaś wilgotności przyrządy zwane higrometrami. Spotyka się też określenie wilgotnościomierze. Temperaturę mierzymy w stopniach (w naszym kraju Celsjusza), a wilgotność powietrza w procentach.

Rodzaje termometrów i higrometrów.

Termometry jak i higrometry (jeśli chodzi o zasadę działania) można dla naszych potrzeb podzielić z grubsza na klasyczne i elektroniczne. Szerzej:

https://pl.wikipedia.org/wiki/Termometr

https://pl.wikipedia.org/wiki/Wilgotno%C5%9Bciomierz

Z użytkowego punku widzenia można wyodrębnić:

-przyrządy wskazówkowe-zegarowe, (często o bardzo ładnym, ciekawym wzornictwie) oraz urządzenia elektroniczne

higrometr akta pracownicze

-przyrządy pojedyncze i w zestawach, tzw. stacje pogodowe. Te ostatnie w opcji elektronicznej, często posiadają na swoim wyposażeniu osobny moduł, który pełni rolę nadajnika. Moduł ten, który ma swoje zasilanie przeważnie w osobną baterię, może się znajdować w oddaleniu od stacji. Tak wyposażona stacja może prezentować na swoim wyświetlaczu temperaturę i wilgotność z miejsca, gdzie sama się znajduje, jak i z otoczenia modułu nadajnika.

stacja pogodowa akta pracownicze

Przykładowe stacje pogodowe mierzące temperaturę i wilgotność można obejrzeć tutaj. Ceny zaczynają się od kilkudziesięciu złotych i sięgają do kilkuset i więcej.

Jeśli uważasz, że powyższy artykuł był dla Ciebie na tyle wartościowy, że może przydać się także innym osobom, to udostępnij go proszę swoim znajomym. Możesz to zrobić np. poprzez Facebooka lub wysyłając link mailem!

Foto: pixabay

#BiuroRachunkoweK2

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *